Bagaimana Membuat Surat Penolakan Lamaran Kerja?

 Surat penolakan lamaran kerja didefinisikan sebagai surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberitahu pihak pelamar bahwa perusahaan menolak lamarannya. Isi surat ini tentu akan tidak mengenakkan bagi si pelamar. Maka dari itu, perusahaan perlu menyusun kata penolakan yang sopan tanpa menyinggung.

Image by azerbaijan_stockers on Freepik

Setiap perusahaan akan perlu membuat surat penolakan lamaran kerja karena pada faktanya jumlah pelamar selalu melebihi kuota penerimaan. Divisi HRD sebaiknya memberi kabar kepada pelamar yang ditolak, agar mereka tahu kondisinya dan segera move on untuk melamar pekerjaan lain.

Artikel ini akan membahas serba-serbi dan cara membuat surat penolakan lamaran kerja yang baik.

Hal-Hal yang Harus Anda Perhatikan dalam Surat Penolakan Lamaran Kerja

Agar pesannya tersampaikan, ada beberapa unsur yang harus ada dalam surat penolakan lamaran kerja. 

1. Template

Divisi HRD perusahaan perlu membuat satu template surat. Sehingga, Anda cukup menyesuaikan nama pelamar dan posisi yang dilamar pada setiap surat. Aplikasikan hal praktis ini agar Anda tidak membuang waktu menyusun surat dari nol.

2. Subjek Surat

Sebaiknya jangan menulis terang-terangan Surat Penolakan Lamaran Kerja pada subjek surat atau email. Selain terlihat kasar, perusahaan juga perlu menjaga perasaan pelamar. Maka dari itu, tuliskan saja subjek netral seperti Nama Pelamar - Posisi.

3. Kalimat Surat Jelas dan Tegas

Perusahaan tidak wajib menjelaskan alasan menolak pelamar. Namun, isi surat penolakan lamaran kerja harus jelas dan tegas. Pelamar harus memahami benar bahwa aplikasi mereka terhenti, sehingga bisa segera mencari pekerjaan lain.

4. Ucapan Apresiasi dan Terima Kasih

Tuliskan ucapan apresiasi dan terima kasih pada awal dan akhir surat. Hargai perjuangan dan pengorbanan kandidat yang sudah melamar. Bagaimanapun juga, proses lamaran tentu memakan waktu dan biaya pelamar.

Alasan Penolakan Lamaran Kerja

Ada beberapa alasan yang mengakibatkan seorang pelamar tidak lolos kualifikasi, seperti:

1. Tidak Mengisi Subjek Email

Tim HRD tidak punya banyak waktu untuk melihat aplikasi secara satu per satu. Sehingga, mereka akan melewatkan email yang tidak menuliskan subjek secara jelas. Pastikan Anda menulis subjek email sesuai ketentuan.

2. Tidak Menuliskan Pengantar di Badan Email

Sebelum mengunduh dan mempelajari CV kandidat, tim HRD akan menyortir pelamar dari kata pengantar yang ditulis di badan email. Kata pengantar yang baik berisikan perkenalan singkat dan alasan melamar kerja.

3. CV Kurang Menarik

Bagi recruiter, CV adalah media utama yang mereka gunakan untuk mempelajari pelamar kerja. Pastikan CV Anda jelas, to the point, dan menarik. Jangan gunakan terlalu banyak warna, jaga penampilannya agar tetap profesional.

4. Kualifikasi Tidak Berhubungan dengan Posisi yang Dilamar

Banyak kandidat bagus yang melamar pada posisi yang tidak seharusnya. Oleh karena itu, baca requirement pekerjaan dengan benar agar sesuai dengan kualifikasi Anda.

5. Memiliki Kesan yang Buruk di Media Sosial

Di zaman serba digital seperti sekarang, mudah sekali membaca profil dan sifat seseorang dari akun media sosialnya. Jangan ada postingan aneh atau negatif disana.

6. Melamar Banyak Posisi dalam Satu Perusahaan

Pelamar fresh graduate kerap melakukan ini. Tujuannya agar mereka segera mendapatkan kerja, apapun itu. Hal ini justru dinilai buruk karena perusahaan akan menganggap Anda tidak tahu arah karier.

Tips Melamar Pekerjaan

Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar menghindarikan diri dari surat penolakan lamaran kerja:

1. Optimalkan Internet

Semua informasi ada di internet, termasuk info lowongan kerja. Ikuti akun lowongan kerja di Facebook, Twitter, Instagram, apapun itu.

2. Perluas Koneksi

Perluas pergaulan Anda di masa kuliah. Cari teman di jurusan lain, bahkan dari universitas yang berbeda. Anda tidak pernah tahu pintu rezeki akan datang dari mana.

3. Datang ke Job Fair

Dalam Job Fair, akan ada puluhan hingga ratusan lowongan kerja yang tersedia. Siapkan CV sebanyak mungkin, jangan ragu untuk apply ke semua perusahaan yang cocok.

4. Perkaya Kemampuan di Luar Latar Belakang Pendidikan

Dunia kerja tidak sama dengan bangku kuliah. Disana akan ada banyak kemampuan yang Anda butuh untuk bisa survive, seperti skill editing foto, public speaking, dan sebagainya. Oleh karena itu, tingkatkan kemampuan diri Anda sejak dini.